Kỹ năng quản lý thời gian : Hiểu và cách cải thiện

Kỹ năng quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng có thể giúp chúng ta phát triển hoặc hủy hoại cuộc sống cá nhân và sự thăng tiến nghề nghiệp của chúng ta. Bất kể trình độ hiện tại của bạn như thế nào, bạn luôn có thể cải thiện và quản lý thời gian tốt hơn.

Kỹ năng quản lý thời gian

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ về những điều sau

– Những dấu hiệu của việc quản lý thời gian kém, để bạn có thể nhận biết chúng ở chính mình và những người khác.
– Các vấn đề phát sinh từ việc quản lý thời gian kém và tại sao điều quan trọng là phải có kỹ năng quản lý thời gian tốt.
– Những sai lầm thường gặp trong quản lý thời gian và cách giải quyết chúng.

Các triệu chứng của việc kỹ năng quản lý thời gian kém

1.Dễ dàng bị phân tâm.

Môi trường làm việc hiện đại đầy rẫy những thứ khiến bạn mất tập trung và thật khó để tìm được một không gian hoàn toàn không bị phân tâm. Bước đầu tiên để quản lý sự xao lãng là xác định điều gì khiến bạn mất tập trung nhất. Đó là thông báo trên điện thoại của bạn, nói chuyện với đồng nghiệp hay tiếng ồn trên đường phố? Khi bạn xác định được những yếu tố gây xao nhãng, việc quản lý và tránh chúng sẽ dễ dàng hơn.

2.Hay sai hẹn.

Thường xuyên trễ hẹn có thể là hành vi thiếu tôn trọng người khác và thời gian của họ. Nó cho thấy rằng bạn nghĩ rằng thời gian của mình quý giá hơn những người khác và việc sai hẹn thường xuyên tăng lên nhanh chóng, khiến lãng phí rất nhiều thời gian.

3.Bỏ lỡ thời hạn.

Việc trễ thời hạn có thể làm giảm uy tín trong công việc của bạn một cách nghiêm trọng và nếu điều đó xảy ra thường xuyên, điều cần thiết là phải tìm ra lý do đằng sau nó. Sự trì hoãn, không có khả năng quản lý thời gian hiệu quả, không biết cách ủy quyền hoặc thuê ngoài, v.v. là những nguyên nhân phổ biến.

4.Luôn vội vã.

Nếu bạn cảm thấy mình luôn trong tình trạng vội vàng và không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc đã lên kế hoạch, thì đó có thể là do bạn có tâm lý nước tới chân mới nhảy hoặc có quá nhiều việc phải làm. Việc liên tục vội vã và cảm giác lãng phí thời gian có thể dẫn đến lo lắng về thời gian, điều này có thể gây căng thẳng và ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng công việc và cuộc sống của bạn.

5.Kiệt sức.

Quản lý thời gian kém cũng có thể gây nguy hiểm cho sức khỏe của bạn, dẫn đến kiệt sức, một trạng thái kiệt quệ về thể chất và tinh thần do căng thẳng kéo dài và làm việc quá sức. Các triệu chứng về thể chất của sự kiệt sức có thể dễ thấy như: khó thở, chóng mặt, kèm theo các triệu chứng về cảm xúc như: kiệt sức về tinh thần, lo lắng và thiếu sự đồng cảm. Các triệu chứng về hành vi như: mất động lực, hiệu suất kém và dễ cáu gắt.

Các vấn đề do kỹ năng quản lý thời gian kém gây ra

1.Căng thẳng.

Kỹ năng quản lý thời gian kém dẫn đến vội vã, dẫn đến căng thẳng tăng. Khi bạn biết mình cần phải làm một việc gì đó nhưng lại trì hoãn không bắt đầu, hoặc khi bạn biết thời hạn đang đến gần nhưng vẫn chưa thể hoàn thành, bạn phải dồn công việc của hai tuần vào một hoặc hai ngày bạn sẽ căng thẳng.

2.Năng suất và hiệu suất thấp.

Khi bạn để mọi thứ đến phút chót mới làm, dễ dẫn tới công việc của bạn sẽ kém chất lượng. Việc chạy đua với thời gian sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất và kết quả của bạn.

3.Có quá nhiều việc phải làm.

Nếu bạn không rõ ràng về thời gian cần thiết để hoàn thành công việc phù hợp với quỹ thời gian có sẵn của bạn, bạn sẽ làm quá sức. Điều này dẫn đến việc đảm nhận nhiều việc hơn mức bạn có thể xử lý, dẫn đến hiệu suất kém và trễ hạn.

4.Sử dụng thời gian không hiệu quả.

Kỹ năng quản lý thời gian kém dẫn đến lãng phí thời gian cho những việc không quan trọng và không có đủ thời gian để tập trung vào những việc quan trọng. Điều này dẫn đến hiệu suất và kết quả kém.

5.Mối quan hệ kém.

Quản lý thời gian kém có thể dẫn đến trễ hạn, điều này có thể gây tổn hại đến uy tín và mối quan hệ của bạn với đồng nghiệp, khách hàng và bạn bè của bạn.

Sai lầm thường gặp với kỹ năng quản lý thời gian

Sai lầm quản lý thời gian #1: Không có kế hoạch

Bạn muốn làm việc hiệu quả, nhưng bạn cảm thấy hơi lạc lõng? Bạn không có động lực? Bạn có thường có cảm giác rằng mình đã bỏ quên điều gì đó không? Nếu bạn trả lời có thì đây là hậu quả của việc bạn không có kế hoạch cụ thể để làm việc. Bạn chỉ làm theo hứng, điều đó sẽ khiến bạn mất chủ động trong việc quản lý thời gian.

Sai lầm quản lý thời gian #2: Ước lượng thời gian không tốt

Đây từng là một trong những vấn đề lớn nhất của tôi. Tôi không biết mình cần bao nhiêu thời gian để sẵn sàng hoặc chính xác tôi sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành một việc. Những dự đoán của tôi thường hơi sai lệch, điều này đôi khi dẫn đến việc bị trễ hạn.

Sai lầm quản lý thời gian #3: Bị choáng ngợp

Một người luôn thấy cần nhiều thời gian và thấy phải làm nhiều việc sẽ bị quá tải. Bạn cần hiểu rõ bạn là người thường, thế nên việc bạn không làm được tất cả cùng lúc là điều bình thường.

Sai lầm quản lý thời gian #4: Để những phiền nhiễu cản trở công việc

Sai lầm quản lý thời gian #5: Trì hoãn

Điều gì gây ra sự trì hoãn? Không phải “chỉ là lười biếng”, mà thường có một lý do lớn hơn thường là chủ nghĩa hoàn hảo và/hoặc sợ thất bại.

Sai lầm quản lý thời gian #6: Nghĩ rằng bận rộn và năng suất là như nhau

Bạn có nghĩ rằng không có sự khác biệt giữa làm việc chăm chỉ và làm việc thông minh? Sự thật là, bận rộn và làm việc hiệu quả thực sự không giống nhau. Chính vì thế đừng phạm sai lầm này. Đôi khi bạn có thể làm việc cả ngày nhưng lại chưa hoàn thành được điều gì đáng kể.

Sai lầm quản lý thời gian #7: Không có thời gian nghỉ ngơi

Liên tục làm việc không biết nghỉ thực sự sẽ không giúp bạn làm việc hiệu quả hơn – nó sẽ chỉ khiến bạn kiệt sức. Tâm trí của bạn cần được nghỉ ngơi và cần được nạp lại năng lượng đã tiêu hao để sảng khoái hơn và có thể tập trung vào làm việc hiệu quả. Bạn làm công việc của mình tốt hơn khi không bị kiệt sức và thiếu ngủ.

Các giải pháp tăng cường kỹ năng quản lý thời gian

1.Đối với các yếu tố gây mất tập trung.

Xác định và tránh những yếu tố gây mất tập trung để tối ưu hóa môi trường làm việc của bạn.

2.Đúng giờ.

Lên kế hoạch cho một ngày làm việc của bạn và đến đúng giờ để tôn trọng người khác và thời gian của họ.

Tham gia thử thách 7 ngày phá vỡ sự trì hoãn để biết cách thiết lập mục tiêu và kế hoạch cho bản thân.

Nhấn vào link này để tham gia: https://phavosutrihoan.tefungdemy.com/7daysnew

3.Với các vấn đề về thời hạn.

Có thể nhờ vào người khác và tin tưởng rằng họ sẽ thực hiện tốt phần việc bạn nhờ, ủy quyền hoặc thuê ngoài nếu cần.

4.Với vấn đề vội vàng.

Tránh chờ đợi đến phút cuối cùng, ưu tiên các nhiệm vụ và giảm số lượng công việc.

5.Với vấn đề kiệt sức.

Nghỉ giải lao, ưu tiên chăm sóc bản thân và kiểm soát mức độ căng thẳng của bạn.

Te Fung là người chia sẻ những kiến thức về phát triển bản thân quan trải nghiệm của chính mình.

Hy vọng những điều tôi chia sẻ giúp ích được bạn trong cuộc sống. Chúc bạn thành công!